XactLink pour les estimations hors programme

Mis à jour de Arianne G.

Vue d’ensemble

Les processus d’estimation hors programme nécessitent souvent des étapes manuelles qui détournent du temps consacré aux travaux de production. XactLink vous permet de soumettre des estimations, des photos et des documents justificatifs directement à partir de Xactimate aux assureurs participants par l’intermédiaire de XactAnalysis. Vous pouvez soumettre les informations au moyen d’un seul processus et suivre l’état de votre soumission.

• Soumettre directement les demandes hors programme à partir de Xactimate.

• Choisir les informations et les documents à partager.

• Suivre l’état de la soumission.

• Communiquer avec l’assureur au même endroit.

• Conserver un historique documenté des communications et des changements d’état.

Créez votre estimation dans Xactimate comme vous le faites normalement. Lorsque vous soumettez une estimation par l’intermédiaire de XactLink, sélectionnez l’assureur participant et choisissez les renseignements à inclure dans la demande.

Pour plus d’informations sur la façon de soumettre des demandes XactLink, consultez Send XactLink requests from Xactimate.
  • Données d'estimation
  • Photos
  • Documents
  • Rapports ou autres documents justificatifs
  • Un message à l’assureur
Vous contrôlez ce que vous partagez. L’assureur voit seulement les informations que vous choisissez de partager avec la demande XactLink.

Après avoir soumis une demande XactLink, vous pouvez suivre son état dans Xactimate sans avoir à consulter un fil de courriels distinct. Consultez la colonne Partage de l’estimation pour connaître l’état de votre demande XactLink.

  • Soumission : Cet état s’affiche pendant que votre projet est soumis à XactAnalysis.
  • Soumis : Votre projet a été soumis, mais l’assureur n’a pas encore accepté ou refusé la demande.
  • Accepté : L’assureur a accepté la demande.
  • Rejeté : L’assureur a refusé la demande.
Pour plus d’informations, consultez Send XactLink requests from Xactimate.

Communiquer avec les assureurs

Vous pouvez communiquer directement avec l’assureur dans le projet sans avoir à utiliser d’autres moyens de communication, comme le courriel. Pour ce faire, ajoutez des notes.

Lorsque l’assureur ajoute une note au projet, vous recevez une notification dans Xactimate. Ouvrez le projet dans XactAnalysis SP en sélectionnant le lien dans la notification, ou en sélectionnant le projet dans la liste des projets, puis l’icône XA. Sélectionnez l’onglet Notes pour lire les messages et y répondre. Les notes restent associées à la demande et fournissent un historique documenté des questions et des réponses.

Pour plus d’informations, consultez Send XactLink requests from Xactimate.

Gardez le contrôle de votre estimation

Vous gardez le contrôle de votre estimation lorsque vous utilisez XactLink. Les assureurs peuvent examiner les informations que vous partagez et demander des modifications au moyen de la messagerie, mais ils ne peuvent pas modifier directement votre estimation.

  • Choisir les données et les documents à partager.
  • Soumettre des informations à partir de Xactimate.
  • Suivre l’état de la soumission.
  • Communiquer avec l’assureur
  • Retirer une demande XactLink au besoin.
Une fois qu’une demande est retirée, elle n’est plus disponible pour examen par l’assureur.
  • Modifier directement votre estimation.
  • Accéder aux informations que vous n’avez pas partagées.
  • Remplacer les données, la portée des travaux ou les postes de votre estimation.
  • Retirer une demande XactLink.

Lorsqu’un assureur accepte votre demande XactLink, les informations que vous avez soumises sont jointes à une affectation hors programme qui peut suivre le processus XactAnalysis.

Lorsqu’une demande est acceptée :
  • La demande peut poursuivre son processus dans XactAnalysis.
  • Les données d’estimation partagées et les informations justificatives restent accessibles aux fins d’examen.
  • L’état de la demande dans Xactimate passe à Accepté.
  • L’assureur peut communiquer avec vous dans les notes de l’affectation.
  • L’assureur peut accepter, négocier ou contester l’accord relatif à l’estimation.

Un transporteur peut choisir de refuser votre demande pour diverses raisons.

Lorsqu’une demande est refusée :
  • La soumission ne poursuit pas son processus dans XactAnalysis.
  • L’état de la soumission dans Xactimate passe à Rejeté.
  • Toute communication liée à la décision reste associée à la demande.
  • Toutes les données du titulaire de police sont retirées de la vue de l’assureur.

Après qu’un assureur a accepté votre demande XactLink et créé une affectation hors programme, il peut commencer à consigner les mises à jour de l’accord relatif à l’estimation dans XactAnalysis. Les accords relatifs aux estimations consignent le montant convenu de l’estimation. Vous pouvez consulter ces mises à jour à mesure que l’affectation progresse au cours de l’examen et des négociations.

Qu'est-ce qu'un accord relatif aux estimations?

Un accord relatif à l’estimation consigne le niveau d’accord actuel entre l’assureur et l’entrepreneur concernant le montant de l’estimation. Les assureurs utilisent ces mises à jour de l’accord pour documenter les négociations et les discussions concernant le paiement au fil du temps.

Les types d’accords disponibles sont les suivants :
  • Non contesté
  • Accord partiel
  • Négocié
  • Contesté

Chaque mise à jour de l’accord crée un nouveau dossier afin de conserver l’historique complet des négociations. Les dossiers d’accord précédents ne sont pas remplacés.

Vous trouverez les dossiers d’accord relatif à l’estimation dans les onglets Notes et Journal d’activité de Détail de l’affectation.

Consulter les mises à jour de l’accord relatif à l’estimation

Une fois la demande acceptée, vous pouvez consulter les renseignements sur l’accord relatif à l’estimation associés à l’affectation dans l’onglet Détails.

L’assureur gère ces mises à jour de l’accord, mais l’historique de l’accord demeure accessible aux fins d’examen. Ces dossiers apparaissent dans les onglets Notes et Journal d’activité de l’affectation.

Chaque événement d’accord enregistre :
  • Type d’accord
  • Montant estimé de l’entrepreneur
  • Montant convenu par l’assureur
  • Utilisateur de l’assureur
  • Horodatage
  • Remarque facultative pour l’assureur

Foire aux questions

Ai-je besoin d’avoir un accord de programme avec l’assureur?
Non. XactLink est conçu pour les processus d’estimation hors programme avec les assureurs participants.
Dois-je utiliser une nouvelle application ou un nouvel identifiant?
Aucun processus distinct de Xactimate n’est requis pour effectuer la soumission.
Les assureurs peuvent-ils modifier mon estimation?
Non. Les assureurs peuvent demander des modifications, mais ils ne peuvent pas modifier directement votre estimation.

Comment avons-nous fait ?